A equipe de vendas de uma empresa que distribui produtos médico-hospitalares para todo o país está recebendo o auxílio de um agente de IA (inteligência artificial) para responder aos mais de 800 mil emails que chegam todo mês com pedidos de cotação e diz que aumentou seu faturamento em mais de R$ 100 milhões em oito meses com a solução.

A ferramenta CotAI automatiza o processo de precificação, reduz o tempo de resposta aos clientes de 40 para 5 minutos e aumenta as chances de fechar mais vendas, segundo o Grupo Elfa, que implementou a tecnologia e distribui produtos médicos para grandes redes hospitalares.

Diferentemente da IA tradicional, que apenas responde a comandos ou executa tarefas específicas conforme programada, o agente de IA atua de forma autônoma. Ele coleta dados, toma decisões sozinho, planeja ações e executa tarefas para alcançar um objetivo definido.

O CotAI lê e interpreta emails e anexos em qualquer formato, identifica o cliente, os produtos e as quantidades solicitadas, e gera automaticamente uma proposta comercial pronta para revisão pelo vendedor antes de ser enviada ao cliente.

Antes da IA, os pedidos chegavam em grande volume e em diversos formatos, como planilhas, fotos, PDFs e textos. Os cerca de 180 funcionários responsáveis por essa tarefa precisavam interpretar manualmente cada solicitação.

Com a caixa de mensagens lotada, muitos clientes não eram atendidos ou recebiam a cotação depois de vários dias, o que resultava em perdas de vendas.

“No passado, os vendedores tinham que decifrar os emails e identificar se aquilo se tratava de cotação, tomada de preço ou simples pesquisa. E tudo isso levava muito tempo e muita ação de cada um da equipe comercial”, afirma Sérgio Leite, diretor-executivo da empresa, que tem mil funcionários no total.

A ideia foi de Rafael Tobara, diretor-executivo de Tecnologia, Digital, Inovação e Experiência do Consumidor do Grupo Elfa, que buscou no mercado uma solução pronta para automatizar o processo, mas não encontrou nada que atendesse às necessidades da empresa e decidiu testar internamente alguns modelos de IA generativa.

A equipe mapeou todo o trabalho dos vendedores para entender cada etapa e priorizou a integração da IA com os sistemas já usados pela empresa. Um dos maiores desafios foi treinar a IA para interpretar corretamente os dados, mesmo quando as informações estavam incompletas ou confusas.

O primeiro protótipo teve precisão de apenas 33%: o sistema errava em 67 das 100 respostas. Muitos funcionários duvidaram da eficácia e o processo de implementação precisou ser feito de forma gradual, com treinamentos e acompanhamento próximo dos vendedores.

Após testar sete modelos, a equipe chegou à versão atual, que alcança até 99% de precisão na interpretação dos pedidos. A automação também liberou a equipe de vendas de tarefas repetitivas.

“Os vendedores conseguem focar o que realmente importa: o relacionamento e a negociação, que são o coração das vendas”, diz Tobara.

O desenvolvimento do CotAI foi um esforço conjunto. A A3Data, consultoria especializada em dados e IA, criou os algoritmos, a arquitetura da solução e cuidou da governança da informação, enquanto a AWS (Amazon Web Services) forneceu a infraestrutura e as ferramentas de IA generativa que permitiram testar e escolher os modelos ideais. Já a integração da solução com o sistema do Grupo Elfa ficou com a multinacional FCamara.

Rodrigo Pereira, CEO da A3Data, explica que o projeto foi guiado por redução de custos, aumento de eficiência, de receita e melhora na experiência do cliente.

“O CotAI atinge três desses quatro objetivos, tornando o processo de cotação mais eficiente, produtivo e rápido para o cliente”, diz.

Agora, a empresa estuda uma forma de automatizar os pedidos que chegam pelo WhatsApp e aumentar a eficiência dos processos de cotação pela rede social.